Muchas cosas han cambiado y sin duda lo que fue ayer no volverá a ser igual mañana. Una Pandemia y ahora una Guerra con impacto Global han cambiado las “reglas de juego” y con mayor o menor grado y por otros motivos buenos o malos, seguirán habiendo cambios y diversos factores internos y externos en el tiempo. Vivimos en un entorno hiperconectado en diversos sentidos. Lo que pasó en China llegó a todo el mundo en menos de 3 meses y las variantes del virus se han esparcido rápidamente a pesar de los intentos de detenerlas.
La Pandemia hizo quebrar muchos negocios y hacer retroceder muchas economías, pero también aceleró la transformación de muchas organizaciones, catalizó los emprendimientos y hasta mejoró la productividad de muchas personas y empresas, y aunque ahora hay que enfrentar una guerra que tiene impactos globales y una incertidumbre política local sin precedentes, estoy seguro que aquellos que sobrevivieron y capitalizaron dichas lecciones aprendidas no sólo recuperarán el terreno perdido muy rápido sino que serán mas eficientes, más ágiles y estarán más preparados para una siguiente “embestida” del futuro.
Aún se escucha muchas empresas y personas queriendo volver al pasado, empujando el esquema 100% presencial, preocupados por ver a la gente tras un escritorio donde “lo pueda ver”. Es un deseo de volver al pasado, a un modelo quizás ya obsoleto y en el que estar físicamente se relaciona equivocadamente con el compromiso que se tiene o no con una Organización y el control que se puede obtener sobre las personas y los resultados.
Debemos aceptar que hoy estamos mas comunicados a través del teléfono que presencialmente y que ambos son necesarios y no pueden ser puros, pero ya no hay vuelta atrás. Las nuevas generaciones se comunican muy poco hablando por teléfono, se escriben o dejan audios que además se pueden escuchar de forma acelerada porque queremos “consumir” la información cada vez más rápido. La dinámica por lo menos ahora es distinta y tenemos que aceptarlo.
¿Y tú en el ámbito profesional estás aplicando las lecciones aprendidas? o ¿deseas volver al pasado?. Aquí algunos elementos que pueden ser de utilidad de acuerdo a la experiencia de algunas organizaciones que sobrepasan la coyuntura con éxito y ahora son mejores, menos riesgosas y más ágiles que antes:
1. Planifica y replanifica: Hace mucho tiempo se acabaron los planes que son vistos cada 3, 5 o 10años. Ahora es necesario establecer los objetivos, estrategias y acciones de la empresa con una Visión de futuro, pero junto a un sistema de monitoreo permanente sobre los resultados y reuniones al menos trimestrales para la revisión de las premisas con las que fueron construidas y validar si se mantienen vigentes, hay que “pivotear” o hacer cambios a veces radicales.
2. Herramientas de Colaboración: Es indudable que necesitamos de la tecnología y herramientas que nos permitan trabajar de manera colaborativa en nuestras organizaciones. El despliegue de herramientas de colaboración como Google Suite, Microsoft 365, Miró, plataformas de video conferencias como Teams, Meet, Zoom, se han vuelto imprescindibles y muy útiles a través de sus funcionalidades Core así como las distintas aplicaciones asociadas que traen consigo para compartir archivos, manejar agendas compartidas, crear grupos de trabajo, utilizar pizarras virtuales, desarrollar talleres virtuales interactivos, ejecutar encuestas o evaluaciones, grabar sesiones de trabajo, que cuando son utilizadas y aprovechadas a plenitud en sus diversas opciones facilitan y potencian tremendamente el trabajo remoto.
3. Productividad en un trabajo Mixto: No podemos negar que el trabajo remoto nos ha permitido tener 50% o más reuniones en el día que antes por evitar los traslados e interrupciones. Sin embargo, es necesario con mayor o menor medida seguir combinando el trabajo presencial de acuerdo a cada sector. Definir un cronograma con días específicos de la semana y en rangos horarios considerando el tráfico de ida y venida para sostener reuniones presenciales con los Equipos de trabajo, ayuda a mantener un mejor clima de trabajo, integrar mejor a los nuevos colaboradores y sobre todo mejorar las relaciones interpersonales que son muy difíciles de desarrollar en un entorno 100% virtual.
4. Gestión por Indicadores: El trabajo remoto ha dado la libertad a los colaboradores de manejar de una forma más efectiva sus tiempos y horarios con mayor o menor medida en las diversas empresas y sectores, lo cuál es muy positivo en diversos aspectos, pero también puede generar cierto nivel de inseguridad en los Directivos sobre el nivel de dedicación y compromiso de los colaboradores. Es sano aún en un entorno mixto o 100% presencial, pero muy útil en un escenario virtual, establecer los principales indicadores por proceso y posición y medirlos periódicamente para saber si en Equipo y de forma individual se están logrando las metas y objetivos del negocio.
5. Seguridad: El trabajo remoto a requerido fortalecer las medidas de seguridad, a nivel de las computadoras personales que utilizamos, el acceso a los sistemas de la empresa, los mecanismos de intercambio de información, la firma electrónica, la conexión a internet, entre otros son algunos de los aspectos que las áreas de TI han tenido como reto fortalecer y mantener ante las distintas amenazas de ciberseguridad que nos vemos expuestos.
6. Globalizar el talento: Antes se hacía difícil pensar en contratar a alguien del extranjero, hoy el trabajo virtual ha roto ese paradigma. Muchas empresas han empezado a reclutar profesionales globalmente, sobre todo en aquellas especialidades donde hay un mayor desarrollo fuera del país y no necesariamente significa un mayor costo para la empresa debido al teletrabajo.
7. E-commerce: Se han incrementado enormemente las compras por Internet, potenciar dichos canales con una excelente experiencia usuario y sobre todo el cumplimiento de la oferta de valor sobre calidad, cantidad y tiempo de entrega hoy es una realidad que no se puede ignorar.
8. Redes Sociales: Comunicar, generar contenido de valor y desarrollar marketing digital para nuestros productos y servicios en las principales redes con una adecuada estrategia de segmentación es más que necesario para el posicionamiento de nuestra marca y la venta de nuestros bienes y servicios. “Sino estás en las redes, no existes”.
9. Mejora Continua: Sensibilizar al personal, hacerlos participes del contexto y promover a través de distintos mecanismos de incentivos y herramientas adecuadas que busquen la excelencia de forma permanente proponiendo oportunidades de mejora en los ingresos, costos y control interno del negocio.
10. Diversificación de mercados: Muchas empresas han acelerado su proceso de expansión. Estar en un solo mercado lamentablemente ha demostrado ser riesgoso. Se han incrementado la apertura de canales, socios estratégicos, compras de empresas en el exterior e inversiones en nuevos mercados a fin de diversificar los ingresos de las compañías.
11. Transformar, Transformar, Transformar: herramientas que digitalizan la Gestión por Procesos, Organización, , Documentos, Políticas, Riesgos, Controles, Indicadores, Proyectos, Flujos de Trabajo Auditoría y Mejora Continua como Goldenbelt, distintas herramientas de automatización o BPM’s o de Robotización (RPA), soluciones de Data Analitycs, además de un sistema transaccional sólido y seguro para acceder remotamente han sido, son y seguirán siendo de forma evolutiva no una necesidad sino un requerimiento para las empresas si quieren seguir preparadas para el futuro y entorno cambiante en el que vivimos.
¿Y tú, que éstas haciendo para enfrentar la nueva realidad y el futuro cambiante que vivimos?
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