Existen en el mundo modelos de referencia que como organización podemos adoptar para establecer una hoja de ruta que nos guíe en la optimización de la Gestión por Procesos en nuestra Organización.
Estudios a nivel mundial establecen que las empresas en general se encuentran con una “nota” de 2.2 sobre 5 en promedio sobre los distintos atributos que establecen estos modelos, y algunos ensayos en Perú nos muestran un puntaje de 1.5 sobre 5 en dichos modelos de referencia.
Esta situación nos demuestra que existe una brecha grande pero a la vez una importante oportunidad. Las empresas que han logrado llegar a niveles de 4 y 5 han tenido enormes impactos relacionados a la mejora continua y diversos aspectos que finalmente se ven reflejados en los resultados del negocio y aumentan la competitividad.
Los modelos de madurez tienen distintos atributos que son medidos dentro de una organización dependiendo del modelo que se tome como Benchmark. En general son entre 8 a 10 atributos que miden estos modelos, sin embargo citaré algunos de ellos de manera ilustrativa y que resumiré en breve:
Modelo de Procesos: Hace referencia no solo a que la información sobre cómo opera el negocio esté documentada, sino a su orientación (funcional o End to End), su alineamiento con la estrategia y estructura orgánica y su relacionamiento dinámico con la gestión de documentos, políticas, gestión de riesgos y auditoria de manera consistente.
Identidad: Hace referencia al modelo de gobierno de la empresa sobre los procesos, que va desde un enfoque centralizado en una persona o un área, hasta un enfoque descentralizado a través de dueños de procesos a lo largo de toda la empresa que le dan una dinámica totalmente distinta a la mejora continua.
Conocimiento: Se refiere al acceso que tienen los colaboradores a la información sobre su puesto, su rol en la empresa, sus objetivos, cómo y con quién se relaciona de acuerdo a su responsabilidad y cómo afecta su trabajo al de los demás y al cumplimiento de los objetivos y estrategias del negocio.
Indicadores: Se refiere al uso de indicadores que van desde la aplicación de los mismos para una evaluación de desempeño personal, hasta la fijación de metas de acuerdo a Benchmark por procesos y el alineamiento de los mismos con los objetivos de la Compañía.
Sistemas de Información: Hoy es imposible hablar del funcionamiento de un negocio y no hablar de tecnología. Este atributo mide que tanto los sistemas soportan la Gestión por Procesos de manera integral, desde un simple modelador, pasando por sistemas integrales de gestión por procesos con la posibilidad de tener información desagregada de los procesos a nivel de base de datos para su explotación, hasta llegar a la automatización y robotización del negocio.
Me robo una frase que alguna vez escuché que dice: “…las cosas funcionan bien cuando la gente sabe lo que tiene que hacer y lo hace…”
¿Quieres conocer el nivel de madurez de tu empresa en la Gestión por Procesos y definir una hoja de ruta para llevarla al siguiente nivel? ¿Tienes las herramientas y tecnología para hacerlo?
Comentarios