Se habla mucho de la Gestión por Procesos y del Sistema de Gobierno que debe desarrollarse en una empresa para tener una cultura basada en la mejora continua que fluya naturalmente en la Organización.
Sin embargo, lo que usualmente se encuentra en las Organizaciones es un modelo de desgobierno de los procesos en el que cada uno ejecuta sus actividades de forma independiente y seguramente haciendo el mejor esfuerzo posible, pero sin tener necesariamente una visión de punta a punta de su rol en los procesos en los que participa y el efecto que pueden tener sus actividades en el trabajo de los demás y en el negocio.
A esto, en algunas organizaciones se suma el esfuerzo de un grupo de personas que tiene la labor de mantener actualizados los procedimientos de la empresa, buscando el espacio a las personas que «conocen» para poder documentarlos correctamente y buscar oportunidades de mejora si les queda tiempo.
Este desgobierno hace a las empresas ineficientes y poco ágiles en su proceso de adaptación y mejora contínua en un mercado cada vez más dinámico, y pone en riesgo su sostenibilidad en el corto y mediano plazo.
A continuación, algunas recomendaciones para establecer un modelo de Gobierno de la gestión por Procesos que permita darle mayor agilidad a la Organización:
- Definir Dueños de Procesos: Se deben establecer dueños de los principales Ciclos de Procesos de la empresa, quienes son los que más conocen de la materia asociada a los mismos y son los principales responsables de su funcionamiento y mejora continua de punta a punta.
- Definir Revisores y Aprobadores: Sin caer en una burocracia, definir para los procesos personas que tengan el rol de evaluar los cambios en un proceso como «contrapeso» al dueño del mismo, desde la perspectiva del riesgo y control, a fin de que el diseño y rediseño permanente del proceso no ponga en riesgo en algún aspecto a la organización.
- Definir Editores: Establecer personas dentro de la Organización con formación base en «procesos» que sean capaces de plasmar de forma rápida los cambios en los procesos a ser optimizados, evaluados y difundidos una vez aprobados por la empresa por encargo de los dueños.
- Establecer Comités de Mejora Continua: Establecer Comités periódicos de mejora contínua de los principales Ciclos End to End de la empresa donde se discutan los problemas existentes entre las distintas partes que participan de un proceso y las oportunidades de mejora para optimizarlo.
- Participación: Establecer un mecanismo de comunicación para la Organización, en la que cualquier persona de la empresa pueda canalizar ágilmente una oportunidad de mejora a los dueños de los procesos e involucrar a los diferentes Stakeholders en su desarrollo y discusión para que sean discutidas y aprobadas o desestimadas en los Comités de Mejora Continua.
- Integrar: Tener una Gestión por Procesos que integre de forma consistente la información propia del proceso, con la organización, políticas, documentos, sistemas, riesgos, controles, indicadores y planes de acción manteniendo informado a cada colaborador sobre lo que de manera específica debe conocer sobre su puesto, su rol y su relacionamiento con los demás (inputs, outputs y procesos relacionados).
- Digitalizar y Transformar: Contar con una plataforma que permita implementar de forma integrada y automática la Gestión, Gobierno y mejora continua de los procesos en la empresa. Esta comprobado que el esfuerzo de implementar esta gestión de forma manual no es viable ni sostenible en el tiempo.
¿Estás listo para Gobernar los procesos de tu empresa?
