Todos de alguna manera hemos escuchado sobre la Gestión por Procesos y sabemos que es la forma en que hoy deben operar los negocios, sin embargo nos cuesta mucho su implementación y más aún no entendemos o vemos lejana su digitalización.
Si repasamos un poco y de forma práctica, la Gestión por Procesos consiste en lograr que la empresa funcione a través de varias cadenas interconectadas de actividades que fluyan de forma eficaz y eficiente, evitando que las Áreas o a veces llamadas «Islas» dentro de la empresa «entorpezcan» esa fluidez y más bien tengan claro su rol y lo importante que es lo que reciben y deben entregar como parte de un «eslabón de la cadena» al siguiente y así sucesivamente de manera organizada y orquestada, buscando un resultado común.
¿Pero, por qué es tan difícil hacerlo?
Por múltiples razones, pero principalmente por una o más de las siguientes combinaciones:
1. Porque nos cuesta «ver el bosque» y nos concentramos en nuestra función, olvidándonos del resto y más aún de a donde se dirige «el barco» en el que estamos.
2. Porque solo vemos las cosas desde un ángulo y perdemos la perspectiva del negocio en sus diferentes dimensiones. Nos concentramos en un solo tipo de resultado y solemos descuidar lo demás.
3. Por falta de conocimiento e información. Muchas veces no contamos con más información que la básica para cumplir una determinada función y tampoco tenemos acceso a más.
4. Porque no se mide o no se conoce el impacto de nuestro trabajo en el trabajo de los demás y menos en los objetivos estratégicos y resultados del negocio.
5. Porque somos responsables de funciones y no de procesos.
6. Porque nos olvidamos de los clientes, principales Stakeholders y sus expectativas.
7. Porque no existe una cultura de mejora continua.
8. Porque orquestar e integrar toda la información de negocio de manera dinámica «desde y hacia mí posición» es muy complejo de mantener en el tiempo y más aún manualmente.
¿Qué hacemos entonces?
Implementar un Modelo que permita que la organización fluya de manera natural a la gestión por procesos.
A nivel de toda la compañía es necesario tener e inculcar una visión común que le brinde al equipo de colaboradores un sentido de propósito con el conocimiento y la motivación de que su trabajo es esencial para lograrlo. En esa línea, es fundamental que la forma de hacerlo sea la más eficiente posible por lo que todos deben estar alertas no sólo a mejorar su trabajo sino también los procesos de punta a punta.
Desde el punto de vista operativo de implementación de estos modelos, se sugiere hacer un Benchmark con modelos de madurez de referencia que nos permitan establecer dónde estamos parados, a dónde queremos llegar y qué tenemos que hacer para lograrlo.
Una vez esto definido, es clave que la implementación se realice con una plataforma de Gestión por Procesos que permita digitalizar el modelo de operación de la empresa y todas sus relaciones, asegurando integración, consistencia y sostenibilidad del modelo de negocio en el tiempo. La misma plataforma permitirá el modelamiento de procesos bajo enfoque END TO END, establecer un modelo de gobierno descentralizado y dinámico, brindar la información precisa a cada colaborador, hacer analítica de procesos y gestionar el avance y logro de objetivos a través de indicadores.
Iniciar una Gestión por Procesos adecuada trae consigo grandes beneficios, aunque solo unos pocos logran implementar esta metodología correctamente. Para lograrlo, la digitalización es clave y hacerlo con Goldenbelt es la forma más efectiva. Goldenbelt es una plataforma humancentric donde cada colaborador podrá conocer en qué procesos participa y cómo estos se alinean a la gestión total de la compañía, además de toda la información relevante para su trabajo. Contáctanos para conocer más.
