Se ha escrito y hablado mucho sobre transformación, digitalización, automatización, hyperautomatización y demás temas relacionados que buscan de una u otra manera lo mismo: hacer a las empresas mas eficientes, mas eficaces, más ágiles, menos riesgosas, con un mejor servicio o simplemente hacer cambios que la hagan ser mejor en uno o más de éstos aspectos dentro de su operación y cara al mercado y eso está muy bien. Sin embargo, tanta información, conceptos y teorías de cuál es el mejor camino a seguir (y quizás hay muchos) nos termina complicando más de la cuenta y no aterrizamos este deseo en acciones concretas.
En mi experiencia hay cinco pasos muy concretos que como mínimo debemos dar para lograr resultados con rapidez y no quedarnos divagando sobre conceptos:
1. Identificar los Factores Críticos de Éxito (FCE) del negocio: son aquellos temas que la empresa prioriza de acuerdo a sus objetivos estratégicos (ejemplos: crecimiento, reducción de costos, servicio al cliente, otros)
2. Establecer los procesos críticos del negocio: crear una matriz de enfrentamiento de los procesos de la empresa contra los FCE (que pueden tener un peso específico distinto cada uno) y calificar en una escala del 1 al 5 (escala Likert o similar) el impacto que cada proceso tiene sobre cada factor. Hecho esto, sacar el puntaje de cada proceso por promedio ponderado y producto del análisis de los resultados seleccionar los procesos con mayor puntaje y por ende los más críticos de forma sustentada y alineada a la estrategia de negocio.
3. Levantar en detalle los procesos priorizados: relevar en detalle las actividades con atributos de función, tipo, frecuencia y tiempo e identificando las principales reglas de negocio o decisión involucradas y toda la información de indicadores y cuantitativa asociada a los mismo.
4. Revisar el objetivo del proceso y rediseñarlo: eliminar actividades sin valor agregado, cuestionar la mejor secuencia para lograrlo, automatizar flujos, reglas de negocio y controles, robotizar tareas operativas repetitivas y mejorar el soporte del sistema transaccional subutilizado.
5. Plan de Acción: Con la información del paso 3 cuantificar las mejoras identificadas en el paso 4 y hacer un análisis de esfuerzo vs impacto para definir un plan de acción empezando por aquellos cambios que tienen un mayor impacto y requieren de un menor esfuerzo para la empresa.
Evidentemente este proceso de mejora se facilita si se acompaña al Equipo de la empresa con una Gestión de Cambio adecuada, con Liderazgo desde la Dirección, con Asesores Especializados que puedan traer benchmark o buenas prácticas y con las herramientas adecuadas que le den gobierno, sostenibilidad y mejora continua a lo ya avanzado, sin embargo aún sin eso es posible avanzar…..
¿ Y tú, sigues pensando por dónde empezar…..?
